komuno flash: Abschlussdokumentation von Kreditausschreibungen auf Knopfdruck

In unserer neuen Reihe „komuno flash“ interviewen wir unsere komuno-Kolleg:innen zu aktuellen Fachthemen rund um die digitale Kommunalfinanzierungswelt. Heute möchten wir von unserem Teamleiter Kommunalkunden Patrick Tober erfahren, wie wichtig die revisionssichere Abschlussdokumentation für Kommunen ist und wie komuno hierbei unterstützen kann.

Patrick, du bist jetzt bald 3 Jahre bei komuno. Welche Themen begegnen dir immer wieder?
Als ehemaliger langjähriger Mitarbeiter einer mittelgroßen Sparkasse kenne ich sowohl die Kreditnehmer- als auch die Kreditgeberseite und habe Verständnis für die zahlreichen Herausforderungen unserer Kunden. Auf Seiten der Kommunen hören wir immer wieder, dass neben der Erstellung der Kreditanfrage vor allem der Prozess des Angebotsvergleichs und der Dokumentation im Nachgang einen hohen Arbeitsaufwand mit sich bringt.

Wozu sind Kommunen bei der Ausschreibung von Finanzierungen für Investitionsvorhaben eigentlich verpflichtet?
Kommunen müssen bei der Ausschreibung von Kommunalkrediten verschiedene aufsichtsrechtliche und verfahrenstechnische Vorgaben beachten. Die Ausschreibung muss transparent und wettbewerbsorientiert erfolgen, um faire Bedingungen für alle potenziellen Kreditgeber zu gewährleisten. Vor der Aufnahme eines Investitionskredits muss geprüft werden, ob andere Finanzierungsmöglichkeiten wirtschaftlicher sind. Dies kann z.B. durch die Nutzung von Eigenmitteln oder staatlichen Fördermitteln erfolgen. Der gesamte Ausschreibungsprozess muss darüber hinaus dokumentiert werden, um die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben nachweisen zu können.

Welche prozessualen Herausforderungen bringt dies mit sich?
Kommunen stehen bei der Ausschreibung und Dokumentation von Krediten vor zahlreichen prozessualen Herausforderungen, um den Prozess effizient und rechtssicher zu gestalten:

• Komplexität der Vergabeverfahren: Die Einhaltung der umfangreichen vergaberechtlichen Vorschriften erfordert detaillierte Kenntnisse und sorgfältige Planung. Fehler im Verfahren können zu rechtlichen Anfechtungen und Verzögerungen führen.
• Dokumentationspflichten: Jede Phase des Ausschreibungsprozesses muss umfassend dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dies umfasst die Erstellung von Ausschreibungsberichten für das Rechnungsprüfungsamt und die Prüfungsaufsicht.
• Technische Anforderungen: Die Integration der Kredite in die bestehenden Finanzsysteme der Kommune erfordert technisches Know-how und kann zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen.

Was ist die Antwort von komuno hierauf?
Ziel von komuno ist es, den gesamten Ausschreibungsprozess zu vereinfachen. Dies gilt auch für die häufig zeitraubende Abschlussdokumentation. Auf der Plattform komuno wird diese automatisch per Knopfdruck innerhalb weniger Sekunden im PDF-Format erstellt. Das erspart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch drastisch die Fehleranfälligkeit. Die Dokumentation zu jeder Ausschreibung ist auf der Plattform dabei jederzeit digital abrufbar. Durch eine Schnittstelle in eine Schuldenverwaltung können Kredite per Knopfdruck in das Programm überführt werden. Trotz aller Vorteile der Digitalisierung unterstützen wir unsere Kunden gerne in persönlichen Gesprächen und betreuen den Ausschreibungsprozess.

Was genau beinhaltet die revisionssichere Abschlussdokumentation?
Aus Sicht unserer kommunalen Darlehensnehmer handelt es sich bei der automatisierten Abschlussdokumentation um einen großen Mehrwert im Prozess. Hierbei werden alle relevanten Schritte und Dokumente des Ausschreibungsverfahrens systematisch erfasst und gespeichert, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Dies erleichtert den Kommunen die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die Plattform bietet zudem Funktionen wie Benachrichtigungssysteme und Exportmöglichkeiten der Ausschreibungsdaten, um den Prozess noch effizienter zu gestalten. Im Detail umfasst die Dokumentation folgende Inhalte:

• Die konkreten Daten der Kreditausschreibung
• Alle erhaltenen Angebote über komuno mit dem Hinweis „angenommen“ oder „abgelehnt“
• Eine Auflistung der über komuno kontaktierten Darlehensgeber
• Protokoll mit Zeitstempel für folgende Aktivitäten:
  • Erstellung und Veröffentlichung der Ausschreibung
  • Eingang der Angebote von Darlehensgebern
• Bei Angebotsannahme Erstellung einer Geschäftsabschlussbestätigung, die Eckdaten des Kreditvertrags auf einer Seite zusammenfasst.

Herzlichen Dank für die Erläuterungen, Patrick. Du hast deutlich gemacht, dass die digitale Abschlussdokumentation den Kreditprozess spürbar vereinfacht.