Digitalisierung in Kommunen: Wie Städte und Gemeinden den Wandel gestalten

Die Digitalisierung der Kommunen ist eine wichtige und notwendige Transformation hin zu schnelleren Prozessabläufen, einer effizienteren Verwaltung und Bürgerservice sowie eine angepasste Infrastruktur. Was vor zehn Jahren noch als Schlagwort in Strategiepapiere Einzug hielt, ist heute vielerorts gelebte Praxis – oder zumindest das ambitionierte Ziel moderner Digitalisierungsstrategien.

Doch wo stehen Deutschlands Kommunen wirklich? Welche Chancen bringt die Digitalisierung auf lokaler Ebene? Und welche Risiken und Herausforderungen müssen dabei beachtet werden? Ein Überblick über den Stand 2025, Hintergründe, Best Practices – und warum der digitale Wandel für Städte und Gemeinden keine Option, sondern eine echte Notwendigkeit ist.

Viele Kommunen haben die Digitalisierung auf ihre politische Agenda gesetzt – aber nicht alle mit gleicher Konsequenz. Zwischen digitalen Vorzeigestädten und Kommunen, die noch mit analogem Aktenwust, Faxgeräten und fehlender IT-Infrastruktur kämpfen, liegt oft mehr als nur ein technologischer Graben. Es ist ein kultureller, organisatorischer und manchmal auch finanzieller Abstand, der sich nicht mit einer einzigen Maßnahme überbrücken lässt.

• Onlinezugangsgesetz (OZG):
  Viele Kommunen haben digitale Services für Bürger eingeführt – insbesondere im Zuge des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen digital über Verwaltungsportale bereitzustellen. Ziel ist es, dass Bürger und Unternehmen Verwaltungsleistungen online – also auch von zu Hause – beantragen können.
• Breitbandtechnologie:
  Laut Daten der Bundesnetzagentur verfügten Mitte 2024 bereits rund 76,5 % der Haushalte über gigabitfähige Festnetzanschlüsse. Unter Einbezug aller Breitbandtechnologien liegt die Versorgung sogar bei knapp über 90 %.
• Smart City:
  Viele Städte entwickeln interdisziplinäre Digitalisierungsstrategien, die neben der Verwaltung auch Mobilität, Energie, Umwelt, Bildung und Gesundheitsversorgung mitdenken. Der Begriff „Smart City“ ist nicht mehr nur Marketing, sondern oft eingebettet in regionale Entwicklungspläne, EU-Förderinitiativen und umfassende Nachhaltigkeitskonzepte.

• Flächendeckenden Digitalisierung:
  Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist zwar in vielen Bereichen fortgeschritten, aber nicht abgeschlossen – und bei über 600 Verwaltungsleistungen ist das kein Wunder. Gerade kleine und mittlere Kommunen stoßen an Kapazitätsgrenzen bei der flächendeckenden Digitalisierung aller Prozesse.
• Schnittstellenprobleme:
  Schnittstellenprobleme zwischen kommunaler Software, Landesportalen und Bund-Services sorgen weiter für Medienbrüche. Viele Anwendungen funktionieren zwar einzeln gut – aber nicht im Zusammenspiel. So kommt es immer wieder zu doppelten Datenpflegepflichten, komplizierten Übergaben oder schlicht ineffizienten Workarounds.
• Der Fachkräftemangel im IT-Bereich:
  Der Fachkräftemangel im IT-Bereich trifft auch die öffentliche Hand – und zwar empfindlich. Qualifizierte IT-Administratoren, Projektmanager für digitale Projekte oder Fachleute für Datenschutz und IT-Sicherheit sind Mangelware – besonders außerhalb der großen Metropolregionen.
• Haushaltszwänge und Investitionsvorbehalte:
  Haushaltszwänge und Investitionsvorbehalte machen es für viele Kommunen schwer, langfristig zu planen. Digitalisierung ist keine Einmalanschaffung, sondern ein permanenter Investitionsprozess – und der konkurriert mit Straßenbau, Schulrenovierungen und Sozialausgaben.
• Interne Widerstände und Veränderungsskepsis:
  Interne Widerstände und Veränderungsskepsis bremsen Prozesse zusätzlich. Ohne eine gezielte interne Kommunikationsstrategie, Fortbildungsangebote und Beteiligungsmöglichkeiten bleiben viele Digitalisierungsprojekte auf der Führungsebene stecken.

Die Erkenntnis: Die Digitalisierung von Kommunen ist im Gange – aber sie ist noch kein Selbstläufer. Sie braucht strategischen Mut, technisches Know-how, finanzielle Rückendeckung und nicht zuletzt eine moderne Verwaltungskultur, die den Wandel aktiv gestaltet statt nur verwaltet.

Was heißt es überhaupt, wenn man von Digitalisierung in Kommunen spricht? Anders als in der freien Wirtschaft geht es hier nicht primär um Wettbewerbsfähigkeit, sondern um das Erfüllen gesetzlicher Aufträge, die Verbesserung des Bürgerservices und das zukunftssichere Verwalten von Ressourcen.

Sie betrifft vier zentrale Handlungsfelder:

Online-Anträge, E-Akten, Chatbots, Terminmanagement, elektronische Bezahlsysteme: Das sind sichtbare Ergebnisse. Doch dahinter liegt ein umfassender Umbau interner Verwaltungsprozesse. Abläufe müssen analysiert, neu gedacht und häufig vollständig transformiert werden – und zwar medienbruchfrei.

Ohne technische Basis geht nichts: Glasfasernetze, kommunale Rechenzentren, WLAN-Hotspots im öffentlichen Raum und sichere Cloudlösungen bilden das Rückgrat der digitalen Kommune. Wichtig ist dabei die Interoperabilität – also die Fähigkeit verschiedener Systeme, effektiv zusammenzuarbeiten.

Digitale Beteiligungsplattformen, Open-Data-Portale, Live-Streams von Gemeinderatssitzungen: Bürger erwarten heute, einbezogen zu werden – schnell, unkompliziert und rund um die Uhr. Digitalisierung kann den Dialog zwischen Verwaltung und Gesellschaft auf ein neues Niveau heben.

Neue Technik erfordert neues Denken. Digitalisierung in Kommunen gelingt nur, wenn auch der Mensch im System mitgenommen wird: durch Weiterbildung, neue Rollenprofile (z. B. Digital Transformation Manager), flachere Hierarchien und eine offene Fehlerkultur.

Die digitale Transformation bietet enorme Chancen für Kommunen – birgt aber auch Stolpersteine, die man kennen und aktiv angehen sollte. Denn die Digitalisierung verändert nicht nur Abläufe und Technologien, sondern auch Rollenverständnisse, Zuständigkeiten und Erwartungen.

Bürger fordern digitale Angebote ein, Politik verlangt Effizienz und Transparenz, und Verwaltungen stehen unter Druck, ihre Servicequalität zu steigern – mit begrenzten Ressourcen. Gleichzeitig eröffnen digitale Werkzeuge neue Möglichkeiten, schneller, nachhaltiger und bürgernäher zu arbeiten: von automatisierten Prozessen über datenbasierte Stadtplanung bis hin zur inklusiven Bürgerbeteiligung.

Doch diese Chancen können sich nur dann entfalten, wenn Risiken wie Datenmissbrauch, technologische Insellösungen oder die digitale Spaltung aktiv vermieden werden. Digitalisierung ist also kein Selbstläufer – sie ist ein strategisches Projekt mit tiefgreifender Wirkung auf die kommunale Ebene.

• Effizienzgewinne
  Viele Verwaltungsprozesse lassen sich durch Digitalisierung beschleunigen und vereinfachen. Medienbrüche verschwinden, Aktenberge schrumpfen, und durch Automatisierung entsteht Raum für komplexere Aufgaben. Das steigert nicht nur die Qualität, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.
• Bürgernähe
  Bürgerinnen und Bürger erwarten heute Dienstleistungen nach dem Vorbild der Privatwirtschaft: schnell, intuitiv, mobil verfügbar. Mit digitalen Services kann die Kommune diesem Anspruch gerecht werden – auch für ältere Menschen oder Menschen mit eingeschränkter Mobilität.
• Klimaschutz und Nachhaltigkeit
  Smarte Verkehrsleitsysteme, digitale Energieüberwachung öffentlicher Gebäude, intelligente Straßenbeleuchtung oder papierlose Verwaltung: Digitalisierung unterstützt den Wandel zur klimafreundlichen Kommune.
• Attraktivität und Standortfaktor
  Unternehmen siedeln sich bevorzugt in Regionen an, die digitale Verwaltungsprozesse bieten. Junge Menschen ziehen dorthin, wo sie digitalen Service erwarten können. Digitalisierung ist damit auch ein weicher Standortfaktor, der zunehmend Gewicht bekommt.

• Kostenfalle und Insellösungen
  Wer ohne langfristige Strategie in Insellösungen investiert, riskiert teure Nachbesserungen. Lizenzkosten, Wartung und Personalaufwand müssen langfristig geplant und kommunalpolitisch legitimiert sein.
• Datensicherheit und Cybersecurity
  Öffentliche Verwaltungen sind ein beliebtes Ziel für Cyberangriffe. Ein einziges Datenleck kann massives Vertrauen zerstören. IT-Sicherheit muss daher von Anfang an mitgedacht werden – technisch, organisatorisch und personell.
• Akzeptanzprobleme und Überforderung
  Nicht jeder Bürger oder Verwaltungsmitarbeitende begrüßt den digitalen Wandel. Unübersichtliche Portale oder schlecht designte Anwendungen können die Akzeptanz untergraben. Schulungen, Tests und barrierefreies Design sind essenziell.
• Digitale Spaltung
  Wer keinen Internetanschluss oder kein Smartphone besitzt, darf nicht abgehängt werden. Kommunen müssen immer auch analoge Alternativen oder niederschwellige Zugangsmöglichkeiten bereithalten – Stichwort: digitale Inklusion.

Viele Kommunen haben sich längst auf den Weg gemacht – mit kreativen Ideen, klaren Zielen und teils preisgekrönten Konzepten. Doch was unterscheidet Vorreiterkommunen von Nachzüglern?

Ein zentraler Unterschied liegt in der strategischen Verankerung: Während digitale Vorreiter das Thema längst auf oberster Führungsebene ansiedeln und mit klaren Zuständigkeiten, Budgets und Zeitplänen hinterlegen, fehlt es bei Nachzüglern oft an eben diesen strukturellen Voraussetzungen. Digitalisierung wird dort häufig als IT-Thema betrachtet – statt als ganzheitliche Verwaltungsreform.

Hinzu kommen Unterschiede in der interkommunalen Zusammenarbeit: Erfolgreiche Kommunen vernetzen sich frühzeitig mit Nachbargemeinden, Landesstellen oder Digital Hubs, um voneinander zu lernen, Ressourcen zu bündeln und Doppelentwicklungen zu vermeiden.

• Südwestfalen:
  Mit dem Projekt „Smart Region HUB“ wird Digitalisierung sektorübergreifend gedacht – mit Pilotprojekten in E-Mobilität, Gesundheit und Bildung. Dabei setzen die fünf Kommunen Arnsberg, Bad Berleburg, Menden, Olpe und Soest gezielt auf Bürgerdialoge, Dorf-Apps und ein zentrales Koordinationsbüro für smarte Projekte.
• Hamburg:
  Die „Urban Data Platform“ verknüpft städtische Daten aus Mobilität, Energie und Umwelt – Grundlage für datenbasierte Politik. Die Plattform ist offen zugänglich und fördert sowohl interne Verwaltungsanalysen als auch externe Innovationsprojekte mit der Wirtschaft.
• Brandenburg:
  Das Online-Portal „Maerker Brandenburg“ ermöglicht Bürgern seit 2013, Infrastrukturprobleme im öffentlichen Raum zu melden – von wilden Müllablagerungen über kaputte Straßenlaternen bis hin zu Schlaglöchern. Die in über Kommunen etablierte Plattform sorgt für einen transparenten Bearbeitungsprozess mit klaren Fristen: ortsansässige Behörden veröffentlichen Statusupdates – oft innerhalb weniger Arbeitstage – und steigern so Vertrauen und Servicequalität auf kommunaler Ebene

Die Digitalisierung von Kommunen ist kein Trend, sondern Ausdruck eines tiefgreifenden gesellschaftlichen Wandels – und sie entscheidet mit darüber, wie zukunftsfähig unsere Städte, Gemeinden und Landkreise sind.

Wer heute in Digitalisierung investiert, fördert Verwaltungseffizienz, Klimaschutz, Bürgerzufriedenheit und demokratische Teilhabe. Dabei reicht es nicht, einzelne Services ins Netz zu stellen. Es braucht ganzheitliche Digitalisierungsstrategien, die Infrastruktur, Kompetenzen, Prozesse und Kultur gleichermaßen in den Blick nehmen.

Die kommunale Ebene ist dabei nicht nur Nutzerin, sondern Gestalterin der Digitalisierung. Sie ist dort aktiv, wo die Lebensrealität der Menschen beginnt: beim Termin im Bürgerbüro, auf dem Schulweg, im städtischen WLAN oder bei der Ampelkreuzung.

Die Aufgabe ist groß – aber machbar. Und sie gelingt am besten gemeinsam: mit starken Netzwerken, mit Förderprogrammen, mit Plattformen wie komuno , die Kommunen helfen, ihre Digitalisierungsvorhaben solide zu finanzieren. Denn klar ist: Ohne nachhaltige Finanzierung bleibt die beste Strategie bloß eine PowerPoint-Folie.

Quellen

https://www.urbandataplatform.hamburg/was-ist-die-urban-data-platform-hamburg
https://www.regionale-suedwestfalen.com/projekt/smart-region-hub/#
https://maerker.brandenburg.de/bb
https://www.tuev-nord.de/de/unternehmen/bildung/wissen-kompakt/digitalisierung-im-mittelstand/digital-transformation-manager/
https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/automatisierung-27138
https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Onlinekommunikation/Soziale-Netzwerke/Sichere-Verwendung/Exkurs-bots/social-bots.html
https://www.digitale-verwaltung.de/Webs/DV/DE/aktuelles-service/dashboard_digitale_verwaltung/dashboard-node.html
https://www.wirtschaft.nrw/sites/default/files/documents/vorstudie_-_wissen_nrw_ansicht_2018-12-04_final.pdf
https://www.kfw.de/%C3%9Cber-die-KfW/KfW-Research/Digitalisierung-in-Kommunen.html
https://www.de.digital/DIGITAL/Redaktion/DE/Stadt.Land.Digital/Studien-und-Leitfaeden/digital-vorangehen-eine-studie-zum-stand-der-digitalisierung-deutscher-kommunen.html
https://www.de.digital/DIGITAL/Redaktion/DE/Publikation/stadt-land-digital-kommunale-herausforderungen-digital-meistern.pdf?__blob=publicationFile&v=1
https://digitales.hessen.de/moderne-verwaltung/verwaltungsdigitalisierung-fuer-kommunen
https://www.kommune-digital-forum.de/de/themen/allgemein/digitalisierung-in-kommunen
https://www.digitale-verwaltung.de/Webs/DV/DE/aktuelles-service/kommunen/foerderprogramme/foerderprogramme-node.html
https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Telekommunikation/Breitband/Doppelausbau/start.html