Ausschreibung

Kämmerer haben in allen Phasen des kommunalen Haushalts und somit auch im Zuge der Mittelbeschaffung „Allgemeine Haushaltsgrundsätze“ zu beachten, welche in den Gemeindeordnungen, teilweise auch in den Gemeindehaushaltsverordnungen definiert sind. Bei der Aufnahme von Fremdmitteln wird ein besonderes Augenmerk auf §93 Abs. (3) Punkt 3.3 GemO gelegt, innerhalb dessen der Grundsatz der „Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit“ festgeschrieben steht. „Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln (Ressourcen) unter geringst nötigem Aufwand anzustreben.¹

Hinweis: In jüngerer Zeit wird im politischen Diskurs auch auf den Grundsatz der Generationengerechtigkeit Bezug genommen, doch ist dieser bislang nur in Mecklenburg-Vorpommern gesetzlich normiert.²

Verschiedene Verfahren stehen Kämmerern im Rahmen der Kreditaufnahme zur Verfügung

Die Notwendigkeit zur Ausschreibung von Aufträgen wird in den Verfahrens- und Rechtsschutzregelungen des Vergaberechts geregelt und orientiert sich hauptsächlich an unterschiedlichen Betragshöhen. Generell wird im Öffentlichen Bereich zwischen drei unterschiedlichen Vergabearten unterschieden:

• Freihändige Vergabe
• Beschränkte Ausschreibung
• Öffentliche Ausschreibung

Während bei der freihändigen Vergabe Vertragsverhandlungen mit einem oder wenigen frei ausgewählten Unternehmen aufgenommen werden, von denen bekannt ist, dass sie die zu vergebenden Aufträge erfüllen können, wird bei der beschränkten Ausschreibung eine begrenzte Anzahl von bestimmten Unternehmen kontaktiert, deren Fachkunde und Zuverlässigkeit bekannt ist. Diese werden dann zur Einreichung von Angeboten aufgefordert. Die öffentliche Ausschreibung unterscheidet sich insofern signifikant, als dass die Anzahl teilnehmender Unternehmen durch die öffentliche Platzierung der Ausschreibung (häufig über eigens hierfür eingerichtete Portale) per se höher ist.³ Während die Reform der öffentlichen Auftragsvergabe gemäß Richtlinie 2014/24/EU eine Änderung der vormaligen Vorgaben zur Folge hatte, sind Kommunalkredite gemäß der bisherigen Praxis auch weiterhin vergabefrei.⁴ Um eine Vergleichbarkeit der Kreditangebote einzuholen und um nachvollziehbar festhalten zu können, dass sich gemäß des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit für das wirtschaftlichste Angebot ⁵ entschieden wurde, führen die meisten Kämmereien im Rahmen ihrer Kreditneuaufnahmen und -umschuldungen jedoch Preisabfragen bei mehr als einem Anbieter durch.

Standardisierte Abläufe schaffen zwar Prozesseffizienzen, analoge Bearbeitungsschritte erhöhen gleichzeitig jedoch die Fehlerquote

Der Ablauf ist dabei in den meisten Kämmereien standardisiert und revolvierend, ist jedoch häufig durch einen hohen manuellen Aufwand geprägt:

1. Nach der Erstellung der Kreditausschreibung durch die Kämmerei wird eine Einladung zur Abgabe von Angeboten, meist per E-Mail oder Fax, an einen zuvor definierten Kreis von Empfängern übersandt. Dieser besteht in den meisten Fällen aus Kommunalkreditspezialisten der Banken und Sparkassen, vereinzelt enthalten Verteiler auch Empfänger aus der Versicherungswirtschaft. Dies stellt heute jedoch noch die Ausnahme dar. Gemeinsam mit der Übersendung des Kreditersuchens erfolgt die Übermittlung der Fristen. Diese definieren, bis zu welchem Zeitpunkt Banken ihre verbindlichen Angebote abgeben müssen und für welchen Zeitraum der Zinssatz üblicherweise unveränderlich bleiben muss. Letztere Frist zeigt auch den Zeitpunkt an, bis zu welchem sich der Kämmerer für eines oder mehrere Angebote entschieden haben will.

2. Die von der Kämmerei vorab definierten Kreditparameter dienen dem Kreditspezialisten des teilnehmenden Instituts zur Konditionsberechnung. Im Idealfall kann er die Vorgaben des Kunden nutzen, um die Kreditkonditionen zu kalkulieren, häufig müssen Parameter aufgrund fehlender oder nicht ausreichender Angaben jedoch in einem weiteren, bilateralen Austausch erfragt werden. Zur Konditionsberechnung benötigte Dokumente, wie z.B. die aktuelle Haushaltssatzung oder Kennzahlen zur Verschuldungshöhe sowie der Einnahmensituation, werden ebenso meist direkt bei der Kommune angefragt und manuell von der Marktfolge-Abteilung oder dem Kreditsachbearbeiter analysiert und für die Konditionsberechnung weiterverarbeitet.

3. Die Abgabe der Angebote durch an der Ausschreibung teilnehmende Institute erfolgt üblicherweise telefonisch oder per E-Mail sowie Fax. Ob und in welchem Umfang sich das Kreditinstitut an die Formvorgaben der Kommune hält, liegt im Ermessen des Bearbeiters. In der Kämmerei werden eingehende Angebote ausgewertet und gegenübergestellt, um letztendlich, mit oder ohne Zustimmung eines politischen Gremiums, Angebote bis zur vorgegebenen Frist anzunehmen oder abzulehnen. Nach erfolgter Angebotsannahme erstellt der Kreditgeber üblicherweise eine Geschäftsbestätigung, bzw. den Kreditvertrag und zahlt die Mittel nach Eingang des beidseitig und rechtsverbindlich unterzeichneten Dokuments an die Kommune aus.

4. Umfangreiche nachgelagerte Prozesse bei Kommunen (z.B. Erstellung eines Ausschreibungsberichts für das Rechnungsprüfungsamt oder die jeweilige Prüfungsaufsicht sowie die Anlage des Kredits in den dafür vorgesehenen Systemen) und Banken (Ablage der Korrespondenz und Dokumente sowie Verbuchung des Kredits in den eigenen Systemen) komplettieren den Prozess.

Bei Verknappung personeller Ressourcen durch demografischen Wandel und geringe Neueinstellungsquoten helfen digitale Kommunalkreditplattformen

Studien des Statistischen Bundesamts zeigen, dass sich die Erwerbsbevölkerung von 2018 bis 2050 um rund 10% auf 56,1 Mio. Erwerbstätige dezimieren wird. Hierin enthalten sind mit einem Anteil von 27% überproportional viele Erwerbsfähige im Alter von 60-74 Jahren.⁶ Auswertungen von PwC zum Fachkräftemangel im Öffentlichen Dienst führen zudem aus, dass die Bereiche „politische Führung und zentrale Verwaltung“ in 2015 14,1% des Vollzeitäquivalents ausmachten. Zukünftige Engpässe werden sich in diesem Bereich besonders stark bemerkbar machen, da die Autoren von PwC mit einem relativen Engpass von 12,2% bis zum Jahr 2030 rechnen.⁷

Die heutigen und zukünftigen knappen personellen Ressourcen in Kämmereien sowie in Banken könnten durch den Einsatz digitaler Marktplätze besser allokiert werden. Standardisierte Verfahren sowie der einfache Zugang zu allen Marktteilnehmern schaffen effiziente sowie zeitsparende Prozesse und erhöhen die Produktivität auf beiden Seiten.

komuno bietet Kämmereien unterschiedliche Vorteile bei der Beschaffung von Fremdmitteln

Der Fokus von komuno liegt seit Gründung des Unternehmens weniger auf der Erweiterung des Netzwerks von Kreditnehmern und Kreditgebern als vielmehr auf der Standardisierung bestehender Prozesse durch den Einsatz digitaler Technologien. Durch intelligente Lösungen und eine einfache Benutzeroberfläche sowie ein wachsendes Netzwerk an Schnittstellen zu Drittsystemen ermöglicht komuno die sukzessive Teilautomatisierung standardisierter Prozesse. Hiermit verbunden entstehen implizit eine Verringerung der Fehlerquoten sowie eine Erhöhung der Audit- und Revisionssicherheit.